Small Cos. Ancora una volta esaminando gli approcci di viaggio

I piccoli programmi di viaggio esaminano nuove politiche e barriere in un panorama di viaggio complesso.

Il connettore per tecnologia cloud basato su Greenville, SC ScanSource è una novità nel campo dei viaggi gestiti. L’azienda con 2.200 dipendenti ha assunto Shannon Wilson come travel manager dedicata nel 2022 per mettere in atto una strategia dietro le sue spese, che ora superano il volume annuale pre-pandemia.

L'azienda utilizza programmi specializzati per viaggi d'affari ideati dai fornitori per attrarre questa crescente fetta del mercato dei viaggi di piccole e medie dimensioni. ScanSource sfrutta questi programmi per rendere più efficace il budget di viaggio applicando sconti, ottenendo vantaggi e proteggendo i dati per gestire le crescenti esigenze di viaggio dell'azienda. E Wilson sta utilizzando alcune leve classiche e alcune nuove per garantire che i viaggiatori ScanSource ottengano il massimo dai budget dei loro viaggi d'affari.

"Il nostro focus è sul dovere di diligenza dei viaggiatori, sulla comodità e sul risparmio sui costi", ha affermato Wilson. “Incoraggiamo i nostri viaggiatori a praticare discrezione e frugalità nell’organizzazione del viaggio. Ciò include prendere decisioni di viaggio basate su opzioni convenienti, sicure ed economicamente vantaggiose, invece di fare affidamento solo su programmi per ospiti frequenti.

In termini di strategie più nuove, la gestione della domanda è sempre sul tavolo, ha affermato. ScanSource ora vede come è possibile condurre le attività aziendali in modo efficace tramite tecnologie remote. Con la riapertura dei viaggi, l’azienda continua a “tenere d’occhio i viaggi”, optando per soluzioni virtuali quando possibile. Tuttavia, ha aggiunto Wilson, “il viaggio rimane una necessità” per l’azienda in espansione e richiede più supporto rispetto al mondo pre-pandemia.

"Il nostro obiettivo è migliorare l'esperienza del cliente dei nostri viaggiatori", ha affermato, "poiché permangono sfide nel settore dei viaggi, tra cui la carenza di personale... e le interruzioni dei viaggi". A tal fine, l'azienda gestisce il proprio programma di viaggio con il supporto di una società di gestione dei viaggi, di uno strumento aziendale di prenotazione online preferito e di una carta aziendale.

"Adottiamo un approccio molto pratico, lavorando a stretto contatto con i nostri dipendenti per garantire il continuo rispetto delle nostre politiche di viaggio e la consapevolezza delle migliori pratiche di viaggio e delle opportunità di risparmio sui costi", ha affermato, sottolineando che i programmi per le PMI forniti dai fornitori sono migliorati da allora. tempi pre-pandemia.

Ma il passaggio a un programma di viaggio gestito in modo più completo richiede tempo e Wilson ha in programma di apportare “aggiornamenti completi” alla politica di viaggio quest’anno.

Le PMI al posto di guida, in aereo, in albergo

ScanSource non è il solo a mettere nuove barriere su un programma di viaggio di piccole dimensioni. La complessità del viaggio è una delle ragioni, come ha osservato Wilson; l'aumento delle spese è un altro. All’inizio del 2023, Morgan Stanley, in uno studio sui viaggi aziendali per gli Stati Uniti, ha osservato che il 32% delle aziende più piccole ha affermato che i budget per i viaggi erano tornati ai livelli pre-pandemici, rispetto al 23% delle grandi aziende che lo avevano fatto. L’indagine più recente di BTN ha mostrato che il 59% delle piccole e medie imprese intervistate è tornata o ha superato i livelli di spesa per i viaggi pre-pandemia.

Secondo il CEO Duke Chung, TravelBank, una piattaforma integrata di gestione delle spese e dei viaggi focalizzata sui programmi per le PMI, ha visto un ritorno della domanda.

"Abbiamo visto i viaggi tornare in modo molto forte dopo il Covid a causa del ritorno al lavoro e delle persone che desiderano partecipare a conferenze e spostamenti fuori sede con i propri dipendenti", secondo Chung.

Tuttavia, la crescente domanda non è generalizzata.

“In alcuni settori si osserva una crescita continua dei viaggi d’affari, anche se in alcuni settori, a causa dei cambiamenti del mercato, in particolare nelle aziende tecnologiche, si nota un rallentamento dei viaggi”, ha affermato.

Chung ha affermato che molte PMI cercano di gestire viaggi e spese con un unico facilitatore, come TravelBank, che è stata acquisita dalla US Bank nel 2021 e sta aggiungendo opzioni di carte virtuali. Anche altri fornitori, come la società di gestione dei viaggi Navan, hanno sviluppato piattaforme comuni. Anche le TMC legacy stanno entrando in gioco con prodotti come Neo1 di American Express Global Business Travel, ma gli specialisti di piccole e medie dimensioni sono sul mercato da anni, fornendo funzionalità per supportare i viaggi per programmi di viaggio di piccole e medie dimensioni.